Bilancio condominiale

Come leggere il bilancio condominiale.

È necessario che l’amministratore documenti in maniera chiara e semplice la riscossione dei contributi nei confronti dei condòmini e l’erogazione delle spese necessarie per i servizi comuni e per la manutenzione dell’edificio.

Non solo al fine di conoscerne con esattezza l’ammontare, ma anche per assicurare ad ogni condòmino la possibilità di prendere facilmente coscienza della situazione creditoria e debitoria del condominio in ogni momento.

Non abbiamo certo la pretesa di tenere una lezione di contabilità, ma solo di fornire qualche informazione che renda più semplice ai condòmini accedere alla rendicontazione del proprio Condominio e poter eventualmente anche controllare l’operato del proprio amministratore.

Il bilancio condominiale.

Iniziamo a capire che cos’è un bilancio condominiale.

Il bilancio condominiale è il documento contabile con il quale viene rappresentato ai condòmini:

– il rendiconto della gestione svolta dall’amministratore, il c.d. consuntivo (ovvero l’elenco delle spese sostenute durante l’esercizio di riferimento e la loro ripartizione fra le unità immobiliari), 

– la situazione patrimoniale (crediti e debiti del condominio), 

– la situazione di cassa (bilancio delle entrate e delle uscite verificatesi nel periodo di esercizio),

– oltre ad una nota esplicativa che, come vedremo dopo, è una sorta di relazione a commento del bilancio condominiale.

Il cosiddetto “periodo di esercizio” è il periodo di gestione preso in considerazione, il quale può coincidere con l’anno solare (1 gennaio – 31 dicembre), oppure con un periodo diverso (per esempio 1 ottobre – 30 settembre). La scelta di quale debba intendersi l’annualità fiscale è indicata nel regolamento condominiale.

All’inizio di ogni gestione, l’Amministratore deve redigere il preventivo dell’annata condominiale.

Il preventivo costituisce l’inizio ufficiale, dal punto di vista contabile, di ogni nuova annata condominiale.

Cos’è il preventivo?

Il preventivo è un elenco delle voci di spesa che si prevede dovranno essere sostenute dal Condominio, con indicazione dei relativi importi. Generalmente, per logica, il totale del preventivo corrisponderà al totale del Consuntivo dell’esercizio precedente. Quindi, se nell’esercizio 2018 il Condominio ha speso 100, nel preventivo per l’esercizio 2019 verrà indicata una spesa di 100 o poco più.

L’Amministratore quindi nel preventivo riproporrà le tipiche voci ordinarie incrementandole lievemente (in genere di una piccola percentuale che compensi eventuali aumenti dei costi) ed includendo la voce “varie/imprevisti”, idonea ad affrontare spese ordinarie imprevedibili. 

Nella pratica si possono avere tre distinte ipotesi:

1. Che l’Amministratore sia confermato in carica e quindi conosca molto bene il consuntivo della gestione precedente: si tratta di riprodurne le singole voci ordinarie (escludendo quindi le spese straordinarie), introducendo eventualmente per prudenza una voce “varie” allo scopo di affrontare eventuali piccole spese non preventivate, come già detto;
2. Che l’Amministratore sia nominato per la prima volta in sostituzione di altro amministratore: se la nuova nomina avviene prima del termine della gestione annuale, dovrebbe esistere il preventivo già approvato nella assemblea della gestione precedente e valido fino alla fine di tale gestione;

Se la sostituzione dell’amministratore avviene al termine della gestione annuale e il precedente amministratore consegnerà la contabilità in ordine, il preventivo della successiva gestione sarà elaborato come nell’ipotesi a;

Se il nuovo amministratore si troverà, invece, di fronte al disordine contabile, dovrà cercare di ricostruire i costi di gestione, provvedendo di conseguenza e, presumibilmente, facendo un preventivo nuovo;

1. Che si tratti di un nuovo Condominio e non esistano elementi contabili su cui basare il preventivo: in questo caso dovrà farsi un elenco di tutte le voci di spesa prevedibili per quell’edificio (portierato, ascensore, illuminazione, riscaldamento, etc.) e quindi stabilire quale sia la somma imputabile a ciascuna voce.

Chiarito che cos’è un preventivo, in sede di convocazione dell’assemblea ordinaria, quindi, alle lettere di convocazione viene allegato, oltre al bilancio consuntivo e relativo riparto riferiti all’esercizio concluso, anche il preventivo e relativo riparto riferiti all’esercizio successivo.

Molti amministratori di condominio non allegano alla convocazione il riparto del preventivo, rinviando ad un secondo momento la sua redazione e sostituendola con la dicitura “il riparto sarà redatto come da regolamento di condominio o secondo legge”.

Non allegare il riparto del preventivo non rappresenta una irregolarità, quando il preventivo riporta un’ipotesi di spesa molto simile al totale del consuntivo, cioè di quello che i condomini hanno già speso, per cui le rate saranno presumibilmente simili a quelle già sostenute.

Inviare il rendiconto prima della convocazione risponde alla logica per cui ogni condòmino, in quanto partecipante al Condominio e comproprietario delle parti comuni, ha interesse diretto a conoscere non solo la propria posizione, ma anche la situazione generale dell’amministrazione: deve sapere cioè se ci sono condòmini morosi, se il rendiconto è nel complesso accettabile, se la ripartizione delle spese corrisponde alle istruzioni dell’assemblea ed alle norme del regolamento o della legge. 

Ovviamente il condòmino non troverà allegata la documentazione giustificativa delle spese, perché l’amministratore ha solo l’obbligo di consentire ai condòmini che ne facciano richiesta di prendere visione dei documenti ed eventualmente di estrarne copia a loro spese. 

Quanto preventivato verrà ripartito tra i condomini e riscosso, generalmente in 4 rate, durante l’anno a cui si riferisce, che è il nuovo anno di gestione.

Poiché l’assemblea, per l’approvazione del rendiconto, deve essere fissata entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio precedente, va da sé che in questi mesi sia già iniziata la nuova gestione.

L’amministratore quindi deve poter disporre di fondi per far fronte alle spese di questi primi mesi di esercizio.

Quindi solitamente chiede all’assemblea di essere autorizzato ad emettere una rata di acconto all’inizio dell’esercizio successivo pari ad una percentuale del preventivo approvato per l’esercizio precedente. 

Bilancio condominiale esempio pratico

Per l’esercizio 01.01.2018/31.12.2018, l’Amministratore deve convocare entro il 30.06.2019 (quindi entro 180 gg dalla chiusura) l’Assemblea ordinaria, allegando all’avviso di convocazione il consuntivo dell’esercizio 01.01.2018/31.12.2018 per la sua approvazione ed il preventivo per l’esercizio 2019 (01.01.2019/31.12.2019),  in assemblea viene discusso il consuntivo ed eventualmente approvato, viene anche discusso ed approvato il preventivo, infine l’Assemblea autorizza l’emissione di una prima rata in acconto sull’esercizio 2020, da chiedere già nel 2020, pari all’x% del preventivo approvato per l’esercizio 2019. 

Il bilancio condominiale si compone di un documento detto “situazione di cassa” o “flussi di cassa” o espressioni simili, dello stato patrimoniale, del consuntivo e della nota esplicativa. 

La situazione di cassa ricostruisce tutta la movimentazione effettiva della “cassa” condominiale. Vengono riportati cioè il totale di tutti gli incassi e degli esborsi effettivamente operati durante l’anno così come risultanti dal registro di cassa che deve essere tenuto ed aggiornato da parte dell’amministratore al massimo entro 30 giorni dall’operazione.

In sintesi, nella situazione di cassa si riportano i saldi liquidi iniziali, si aggiungono i movimenti in entrata ed in uscita raggruppati per tipologia di movimentazione, e alla fine si avrà il totale delle entrate, il totale delle uscite, la cui differenza sarà l’avanzo/disavanzo di cassa.

La movimentazione riportata è quella fino al termine dell’anno di esercizio (che nel nostro esempio di prima coinciderà con il 31.12). Scopo fondamentale di tale elaborato è la dimostrazione della movimentazione finanziaria che ha portato a quell’avanzo/disavanzo di cassa rispetto alla situazione iniziale. 

Bilancio condominiale lo stato patrimoniale

Lo stato patrimoniale invece è un elaborato che elenca le attività del condominio da una parte, e le passività dall’altra. 

Nelle attività generalmente compaiono :

• Crediti verso i condòmini: in teoria spese condominiali che per svariati motivi non sono state versate in quell’esercizio dai condòmini (cd. saldo passivo);
• Crediti verso i fornitori: nel caso in cui vengano pagate a fine esercizio delle fatture relative all’esercizio successivo. È un anticipo sulla gestione successiva, è come se il condominio stesse facendo un prestito alla gestione successiva. Questi pagamenti risultano nel flusso di cassa;
• Saldo disponibile conto corrente: avanzo di cassa alla data di chiusura dell’esercizio (come risultante dal flusso di cassa);
• Cassa contanti: eventuali contanti in possesso dell’amministratore.
  Per es. per pagare la sala per la riunione, alcune parrocchie non accettano assegni/bonifici, quindi si fa il prelievo dal c/c del condominio.
  Non andrebbe fatto, perché la riforma stabilisce l’obbligo ex lege di tracciabilità di tutte le operazioni contabili (in entrata e in uscita), pertanto ogni movimentazione dovrà necessariamente transitare dal conto corrente condominiale.
  Non andrebbero quindi fatti pagamenti in contanti, ma a volte si fanno per necessità. L’amministratore però non ha giustificativi rilasciati dalla parrocchia. Pagamento in contanti per spese di cartoleria esigue. A volte è l’amministratore che anticipa, facendo poi fattura al Condominio per il recupero delle piccole spese anticipate.

Nelle passività invece generalmente troviamo:

• Debiti verso i condòmini: spese condominiali che per qualche motivo sono state versate in più in quell’esercizio dai condòmini (cd. saldo attivo)
• Debiti verso i fornitori: fatture riferite all’esercizio chiuso che devono ancora essere pagate (perché magari la fattura è arrivata dopo la chiusura dell’esercizio). Ma non risulteranno nel flusso di cassa tra le uscite;
• I fondi cassa legittimamente costituiti (che quindi rappresentano del denaro accantonato che sarà da spendere);
• Eventuale TFR dipendenti (es. portiere).

La situazione patrimoniale va redatta secondo il principio di competenza ed è necessario che risulti sempre in perfetto pareggio nei totalizzatori, senza presentare avanzi né disavanzi.

(perché? Se ci fossero disavanzi vuol dire che mancano dei soldi, ma ciò emerge in caso di passaggio di consegne per mala gestione)

Il principio di competenza non considera l’effettivo esborso o incasso, a differenza del principio di cassa, ma prende in considerazione soltanto l’imputazione che di quel costo o di quell’incasso viene fatta.

Ad esempio, l’esercizio si chiude al 31.12, ma la fattura della pulizie del mese di dicembre arriva il 10 gennaio. Al 31.12. non l’ho ancora pagata, ma la inserisco (la imputo) comunque tra le passività di quell’esercizio. Risulta come debito verso i fornitori e non è presente nel flusso di cassa.

Altro esempio: una fattura della nuova gestione arriva già prima della chiusura dell’esercizio chiuso. Viene pagata ma si riferisce alla successiva gestione.

Quindi si troverà nella colonna “attività” della situazione patrimoniale e tra le uscite del flusso di cassa. Ad esempio per le spese straordinarie: arriva a dicembre 2018 una fattura di acconto per lavori straordinari che finiranno a luglio 2019.  

Vediamo ora di quali voci si compone il consuntivo della gestione condominiale annuale che, abbiamo detto, è l’esposizione delle spese sostenute durante il mandato dell’amministratore elencate e poi ripartite fra le unità immobiliari.

Bilancio condominiale le spese generali di proprietà 

Sono tutte quelle voci di spesa che vengono ripartite tra i condomini in base ai millesimi di proprietà. Tra queste per esempio ci sono:

• Compenso amministratore;
• Spese cancelleria/telefoniche/postali;
• Spese bancarie;
• Assicurazione;
• Adempimenti fiscali (tipo compilazione modello 770 relativo alle ritenute operate dal condominio);
• Eventuali azioni legali oppure spese come l’affitto della sala per l’assemblea;

Spese generali servizi comuni

Sono tutte quelle voci di spesa che attengono i servizi comuni al condominio che, a seconda della spesa, vengono ripartite tra i condomini in base ai millesimi di proprietà oppure in base al consumo. Per esempio:

• Illuminazione parti comuni (millesimi);
• Manutenzione fabbricato (millesimi) per esempio il cancello, l’impianto citofonico, piccole riparazione delle parti comuni;
• Servizio di pulizia e rotazione sacchi (millesimi);
• Gestione del verde(millesimi);
• Portierato (millesimi);
• Manutenzione impianto di riscaldamento(millesimi),
• Manutenzione impianto ascensore(millesimi);
• Spese antenna/citofono manutenzione (ad unità immobiliare); sostituzione (millesimi);
• RISCALDAMENTO ( a consumo: l’obbligo di dotare i radiatori di valvole per la termoregolazione e di ripartitori per la contabilizzazione nei condomini a riscaldamento centralizzato è stato introdotto nel 2014 e reso obbligatorio dal giugno 2017);
• ACQUA FREDDA E CALDA (a consumo se presenti contatori collegati a ciascun appartamento, altrimenti il criterio generale applicato è quello dei millesimi di proprietà.
  Resta sempre la possibilità per i condòmini di decidere in assemblea, approvato all’unanimità, un criterio diverso di ripartizione delle spese di acqua, ad esempio numero di persone presenti nell’appartamento);

Spese personali

Sono le spese che l’amministratore ha sostenuto per i singoli condòmini e che quindi vengono addebitate soltanto a costoro (per esempio i solleciti di pagamento, duplicazione chiavi o fotocopie documentazione);