Il registro anagrafe condominiale

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anagrafe condominiale

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Il registro dell’anagrafe condominiale.

Tra gli adempimenti dell’amministratore c’è anche quello di tenuta dell’anagrafe condominiale. 

Vediamo di cosa si tratta e cosa comporta per l’amministratore.

Il registro dell’anagrafe condominiale è uno dei documenti che l’Amministratore deve custodire o, se mancante, deve predisporlo (punto 6 art. 1130 c.c.).

Deve contenere tutti i dati anagrafici e fiscali dei condomini (quindi di tutte le persone che vivono nelle unità immobiliari all’interno del Condominio), la sussistenza di eventuali diritti reali di godimento (usufrutto, per esempio), nonché i dati catastali delle singole unità immobiliari.

Ovviamente questi dati devono essere comunicati all’amministratore dai diretti interessati.

Il codice civile stabilisce proprio che ogni variazione dei dati debba essere comunicata per iscritto all’amministratore entro 60 giorni. 

L’amministratore ha quindi l’obbligo della tenuta del registro.

La sua diligenza gli impone di tenerlo aggiornato.

D’altro canto, i proprietari/condomini hanno l’obbligo di informare l’amministratore sulle variazioni dei dati (vendita, contratto di locazione, ecc..).

Questo significa che, per esempio, quando si acquista una casa, il nuovo proprietario dovrà trasmettere all’amministratore tutte le informazioni necessarie per l’aggiornamento del registro dell’anagrafe condominiale.

Qualora un condòmino dovesse locare la propria unità immobiliare, ha l’obbligo di comunicare entro 30 giorni all’amministratore i dati del conduttore e dei soggetti aventi diritti reali sulla stessa unità.

In caso di omessa o incompleta comunicazione da parte di tutti i titolari di diritti reali, l’amministratore, per ovviare alla mancata comunicazione, deve inviare una lettera raccomandata di sollecito che gli permetta di ottenere i dati mancanti ed aggiornare il registro.

Decorsi 30 giorni senza che le informazioni vengano inviate, l’amministratore può acquisire tutte le informazioni necessarie per l’aggiornamento del registro dell’anagrafe condominiale, addebitandone il costo ai responsabili.

Anagrafe condominiale e Privacy

Quando si parla di anagrafe condominiale si parla anche inevitabilmente di privacy, vista e considerata la tipologia di dati che il registro dell’anagrafe deve contenere.

Il Garante della Privacy, con la newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 (mettere link) e con il provvedimento n. 106 del 19 febbraio 2015 ha ribadito che l’amministratore può trattare solo informazioni attinenti le finalità da perseguire. 

Potrà dunque acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli condomini (proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari), chiedendone le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio.

Può chiedere inoltre i dati catastali dell’immobile.

Non può invece chiedere, perché risulterebbe eccedente, copia di documentazione quale, ad esempio, l’atto di compravendita in cui sono riportati i dati.

Il rogito per intenderci.

Generalmente gli amministratori predispongono un modulo prestampato da compilare con le generalità e i dati catastali.

È vero che l’amministratore non può chiedere e pretendere l’atto di vendita, ma sarebbe almeno opportuno, anche per evitare errori materiali di trascrizione, farsi almeno inviare la certificazione notarile da cui emergano con certezza i dati catastali dell’immobile, oltre comunque alle generalità dei proprietari.  

Per quanto concerne invece la possibilità di accedere ai dati contenuti nel registro da parte dei singoli condomini, bisogna dire che l’amministratore non potrà impedire agli altri condomini di visionare e/o estrapolare parte del registro di anagrafe condominiale. 

Ogni condomino ha infatti diritto di accesso alla documentazione condominiale che non è costituita solo dai bilanci, dalle fatture e dai pagamenti effettuati ma anche dallo stato dei pagamenti dei singoli condomini (per sapere chi è moroso e chi no) e, infine, dall’anagrafe condominiale.

L’accesso e la consultazione dell’anagrafe condominiale è quindi sempre consentito al condomino che ne faccia richiesta, ma non ai terzi, eccezion fatta per le autorità amministrative (Comune o Agenzia delle Entrate) che lo richiedano nell’esercizio delle attività di contrasto all’evasione fiscale.

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