Le dimissioni dell’Amministratore condominiale

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Si parla spesso della revoca dell’amministratore condominiale.

Tuttavia capita altrettanto di frequente che sia proprio l’amministratore a rassegnare le dimissioni, vuoi perché il Condominio amministrato non è più gradito, vuoi perché, viceversa, sono i condòmini a volersi liberare dell’amministratore, che quindi decide di andarsene prima di essere revocato.

Ad ogni modo, quali che siano le motivazioni, l’amministratore ha tutto il diritto di dimettersi in ogni momento, anche prima della formale scadenza dell’incarico. 

La procedura corretta sarebbe quella di convocare l’assemblea per permettere ai condòmini di cercare un altro amministratore.

Lo si ricava dall’art. 1129 comma 10 c.c., a norma del quale “L’incarico di amministratore ha durata di un anno e si intende rinnovato per eguale durata.

L’assemblea convocata per la revoca o le dimissioni delibera in ordine alla nomina del nuovo amministratore”.

Tuttavia accade anche che un amministratore si dimetta improvvisamente, senza indire neanche un’assemblea, ma inviando soltanto una comunicazione a tutti i condòmini.

Consideriamo il caso in cui l’amministratore convochi l’assemblea.

È importante che l’avviso di convocazione contenga l’indicazione specifica dell’ordine del giorno, quindi ad esempio “dimissioni dell’amministratore in carica e nomina del nuovo amministratore”. 

E se per caso l’avviso di convocazione contiene soltanto il riferimento alle dimissioni dell’amministratore, senza indicare anche la nomina del sostituto? Una eventuale nomina sarebbe da ritenersi valida?

In linea teorica sì, proprio per quanto enunciato dal già citato art. 1129 comma 10 c.c. secondo cui, appunto, l’assemblea convocata per la revoca o le dimissioni delibera per la nomina del nuovo amministratore.

Questo principio peraltro appare del tutto logico nei Condomini con almeno nove condòmini, che sono quelli cioè in cui la nomina dell’amministratore è obbligatoria per legge.

Le dimissioni dell’amministratore hanno effetto dalla loro comunicazione ai condòmini. Non c’è dunque alcun obbligo di preavviso per l’amministratore.

Tuttavia la legge prescrive, all’art. 1129, comma 8 c.c., che “Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi”.

Questo cosa significa?

Che l’amministratore dimissionario ha diritto al compenso maturato fino al momento delle dimissioni.

Da lì in poi scatta quella che viene chiamata prorogatio imperii, una gestione transitoria che non dà diritto ad ulteriori compensi (a meno che ciò non sia stato concordato al momento dell’accettazione dell’incarico), salvo il diritto al rimborso delle spese sostenute per conto del Condominio, da documentare.

L’amministratore dunque non potrà smettere di gestire il Condominio fino a quando non venga nominato dall’assemblea un sostituto, al quale effettuare il passaggio di consegne.

Il meccanismo della prorogatio imperii consente quindi al Condominio di non subìre danni dalle dimissioni improvvise dell’amministratore.

Egli dovrà in particolare continuare a:

  • provvedere alla riscossione dei contributi condominiali;
  • erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni e per l’esercizio dei servizi comuni (per esempio, il servizio di portierato, con la conseguenza che, in caso di ritardato pagamento dei contributi previdenziali dovuti per il portiere, l’amministratore dovrà rimborsare il condominio delle somme da questo versate all’INPS a titolo di sanzioni amministrative);
  • eseguire attività urgenti, in modo tale da evitare che il condominio possa subire pregiudizi.

Per cui, se l’Amministratore, pur dimettendosi, continua a gestire in via transitoria il Condominio in maniera responsabile, non è ipotizzabile alcuna pretesa risarcitoria del Condominio sulla sola base delle dimissioni. Se un danno c’è, questo va provato.  

Ma quanto può durare la prorogatio dell’amministratore dimissionario?

Se l’assemblea provvede alla nomina del nuovo amministratore (con il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti che rappresentino almeno la metà del valore dell’edificio), a quel punto l’amministratore uscente dovrà effettuare soltanto il passaggio di consegne.

E se l’assemblea non si attiva per trovare un sostituto?

Di certo l’amministratore dimissionario non può essere vincolato a tempo indeterminato al Condominio.

Come fa quindi l’amministratore dimissionario a liberarsi dalla responsabilità di continuare a dover gestire il Condominio? 

L’art. 1129 comma 8 c.c. fa un riferimento generico all’obbligo di consegna senza specificare chi debba essere il destinatario.

Per cui tutta la documentazione potrebbe benissimo essere consegnata anche ad uno o più condòmini.

E allora ci si potrebbe chiedere: se il Condominio non si attiva per trovare un sostituto né per ricevere la documentazione che l’amministratore è obbligato a consegnare? 

Proprio perché sarebbe assurdo pensare che l’amministratore dimissionario resti legato per sempre al Condominio, nei condòmini c.d. piccoli, dove cioè la nomina di un sostituto non è obbligatoria, egli dovrà attivare la c.d. procedura della mora del creditore, prevista dagli art. 1206 e ss. c.c. In questo modo si libererà da ogni responsabilità.

Nei Condomini in cui invece la nomina di un sostituto è prevista per legge, – per cui quelli con più di 8 condomini – l’amministratore potrà invece chiedere la nomina di un suo sostituto all’Autorità Giudiziaria.

L’assemblea non ha il potere di respingere le dimissioni dell’amministratore. 

Così come i condòmini possono revocare il mandato all’amministratore, allo stesso modo quest’ultimo può cessare dal proprio incarico con una comunicazione che produce il proprio effetto immediato una volta giunta a conoscenza dei condòmini (c.d. atto unilaterale recettizio). 

Una delibera che respinga le dimissioni non ha alcun effetto vincolante.

Per cui non potrebbe neppure definirsi delibera in senso stretto, non potendo essere impugnata.

Come ha avuto modo di osservare la giurisprudenza, “il rifiuto delle dimissioni espresso dall’assemblea altro non può essere qualificato se non in termini di esortazione all’amministratore a continuare nel suo incarico, e dunque a ritirare le dimissioni, e null’altro non potendo impedire all’amministratore di dimettersi” (Trib. Roma sent. 24 marzo 2021 n.5166).

Da ciò deriva che anche le dimissioni definite dall’amministratore stesso irrevocabili possano essere ritirate se l’assemblea riesce a convincerlo a cambiare idea. 

L’irrevocabilità delle dimissioni è soltanto una formula di stile utilizzata per dire che la decisione è definitiva. Ma non ha alcun valore legalmente preclusivo.

Per cui se l’assemblea deliberasse di nominarlo nuovamente, con le maggioranze previste dalla legge – e lui accettasse – , l’impugnazione da parte di qualche condomino contrario non avrebbe alcuna valida possibilità di essere accolta. A meno che (ma sarebbe davvero un’ipotesi eccezionale), un regolamento condominiale contrattuale non preveda che se l’amministratore rassegna le dimissioni, non possa più essere rinominato!

Non siamo infatti nell’ipotesi della revoca giudiziale, per la quale la legge, all’art. 1129 comma 13, c.c. prevede espressamente che “In caso di revoca da parte dell’autorità giudiziaria, l’assemblea non può nominare nuovamente l’amministratore revocato”.

Con le dimissioni invece cambiare idea, e quindi essere rinominato, è sempre possibile.

Come va organizzato il passaggio di consegne? 

Abbiamo visto che nei Condomini nei quali è obbligatoria la nomina di un amministratore, il passaggio di consegne dovrà avvenire tra quello uscente ed il nuovo. 

Se invece si tratta di un piccolo Condominio, la restituzione andrà fatta ai condòmini,  se questi non provvedano a nominare un nuovo amministratore.

Quanto alle tempistiche ed alle modalità, occorre osservare che tutto dipende da una serie di fattori: per quanto tempo è stato amministrato il Condominio, di che tipo di compagine si sta parlando (una cosa è uno stabile di poche unità abitative ed altra cosa invece quando si tratta di un Condominio composto da decine e decine di proprietari).

Ne consegue che non esiste nè un obbligo di effettuare il passaggio di consegne in via immediata, né tantomeno una modalità tale da prevedere che la trasmissione di tutta la documentazione debba avvenire in una volta sola.  

Se la mole di documenti è notevole (perché si deve per esempio consegnare una gestione di dieci anni), appare opportuno organizzare delle riunioni (magari per ogni anno di gestione) per frazionare la documentazione da esaminare e, appunto, da consegnare.

Di certo ogni caso è a sé.

Deve essere consegnata la documentazione completa?

A nostro parere la risposta è ovviamente sì! 

Si segnala comunque un’ordinanza del 18 gennaio 2014, con la quale il Tribunale di Palermo, oltre ad ordinare ad un ex amministratore di consegnare al Condominio tutta la documentazione di relativa pertinenza, ha elencato espressamente tutta una serie di documenti, rifacendosi alle indicazioni fornite dal Condominio ricorrente e, comunque, sempre fatto salvo il disposto degli artt. 1130 e 1130 bis c.c.  

In particolare, sono stati elencati i seguenti atti e documenti:

  1. Ultimo bilancio approvato, con reso conto successivo sino al passaggio delle consegne;
  2. Elenco dei condomini e relativi indirizzi (registro anagrafe condominiale);
  3. Tabelle millesimali e Regolamento condominiale;
  4. Chiavi e timbri del condominio;
  5. Registri dei verbali di assemblea;
  6. Contratti con le ditte fornitrici e relative fatture solutorie (Enel, Acqua, Manutenzione ascensore, Pulizia scala, autoclave, ecc.);
  7. Libretti di esercizio e documentazione relativa agli impianti comuni;
  8. Codice fiscale del condominio;
  9. Passaggio del conto corrente e/o dei conti correnti condominiali e chiavi di accesso on line;
  10. Polizza di assicurazione del fabbricato;
  11. Certificato di prevenzione incendi;
  12. Contratto di appalto lavori risanamento facciata, stato di avanzamento lavori, certificato di collaudo e di esecuzione a regola d’arte dell’opera;
  13. Disciplinare d’incarico con il direttore dei lavori;
  14. Provvedimento del Comune di Palermo, settore Centro Storico di concessione del contributo pubblico e le distinte bancarie dei versamenti ricevuti, oltre a tutta la documentazione afferente;
  15. Atti giudiziari per i contenziosi che hanno medio tempore coinvolto il Condominio;
  16. Certificazione del modello 770, nonché la comunicazione all’anagrafe tributaria dell’ammontare dei beni e servizi, anche per l’amministratore cessato dalla carica per il suo subentro;
  17. Documentazione di chiusura cassa;
  18. Ogni altra documentazione condominiale di carattere contabile o amministrativo necessaria o utile alla prosecuzione della gestione corrente”.

Sicuramente questo può essere un utile “vademecum” anche se pare scontato ritenere che un amministratore, in generale, sappia in cosa consista un passaggio di consegne. 

L’amministratore uscente può trattenere le copie dei documenti che consegna?

Assolutamente sì, dal momento che potrebbe essere chiamato a rispondere del proprio operato, per cui è giusto che ne conservi traccia al fine di tutelarsi in futuro.

E se l’amministratore dimissionario non effettua il passaggio di consegne?

Si può procedere inizialmente con una diffida e, se questa non sortisce effetto, occorrerà agire giudizialmente, sicuramente da un punto di vista civile con un’azione (ricorso d’urgenza ex art. 700 c.p.c. oppure decreto ingiuntivo) volta ad ottenere la restituzione della documentazione al Condominio.

E non è da escludere che si possa procedere anche con una denuncia querela penale per appropriazione indebita.

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